Ein Projekt ist dem Grundsatz nach ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben. Es hat einen Anfangs- und einen Endtermin. Während der Laufzeit werden bestimmte klar definierte Tätigkeiten unter Beachtung von Zwängen bezüglich Zeit, Ressourcen (Geld, Personal und Arbeitsbedingungen) und Qualität durchgeführt, um ein konkretes Ziel zu erreichen. Zur Durchführung und Umsetzung von Projekten werden gern Projektteams eingesetzt, denen die Steuerungsaufgaben und damit das Projektmanagement übertragen werden. Um das aber effizient gestalten zu können, braucht es eine entsprechende Software. In diesem Tätigkeits- und Verantwortungsbereich fallen Mails und Dokumente in großen Volumina an. Diese müssen sachlich wie chronologisch korrekt zugeordnet und wieder auffindbar sein. Das ist natürlich auch in der Papierform möglich. Dieser Weg ist aber weder zeitgemäß noch effektiv.
EDV-Unterstützung mit IT Projektmanagement heißt das Zauberwort hier. Substanziell gehören zu diesem Management in den Entwicklungsphasen des Projekts die Instrumente: Lastenheft, Fachkonzept, Pflichtenheft, DV-Konzept, Strukturplan, Balkenplan und der Netzplan. Ohne eine solide Software Entwicklung ist das bei der Komplexität heutigen Projektmanagements, insbesondere des IT – Projektmanagements, gar nicht mehr möglich. Auslöser für ein Projekt ist jeweils der Auftrag eines Kunden. Er formuliert und definiert seine Anforderungen in einem Lastenheft. Darin beschreibt der Kunde präzise und trennscharf, was die Software leisten muss. Darüber hinaus hält er redaktionell Besonderheiten, Kommentare und Erklärungen fest. Bereits während der Planungsphase ist die Unterstützung durch die Software stark gefragt. Das Lastenheft, das Pflichtenheft und das DV-Konzept werden zur Verfeinerung und weiteren Fortschreibung erstellt. Auch die Pläne, die den weiteren Projektverlauf beschreiben, entstehen hier. Während dieser und aller weiteren Entwicklungsphasen gibt es praktisch pausenlos Telefonate, E-Mail-Korrespondenz, Arbeitssitzungen und anderes mehr. Überall werden Informationen ausgetauscht und es entstehen neue Erkenntnisse. All das muss dokumentiert und archiviert werden. Hier müsste es richtigerweise digital archiviert heißen.
Letztendlich wird die gesamte Softwareentwicklung hier in all ihrer Vielschichtigkeit und Komplexität 1:1 abgebildet wird. Die Termine, für Sitzungen und Besprechungen werden in Kalenderfunktionen festgehalten. Die Entwicklungsphasen werden als Termine in Form von „Meilensteinen“ eingetragen. Nur so kann festgestellt werden, inwieweit die Arbeiten planmäßig laufen oder wieweit die Entwicklung im Verzug, bzw. Ihrem Plan voraus ist. Es versteht sich fast von selbst, dass diese Eintragungen jeweils von allen gemacht werden. Somit läuft die Datenbank dieser Software natürlich zentral auf einem Server läuft und die einzelnen Teammitglieder greifen mit ihren PCs als Clients darauf zu. Auch die weiteren Phasen wie die Implementierung der Software werden hiermit begleitet. Nur ein echtes Managementprogramm kann das in der notwendigen Qualität leisten.