Zum Jahreswechsel räumen viele ihre Wohnung auf, sortieren Unterlagen und planen die Steuererklärung. Die digitalen Geräte kommen dabei oft zu kurz. Dabei stecken auf Laptop und Smartphone Fotos, Verträge, Rechnungen, Passwörter und Arbeitsdateien, deren Verlust schmerzhaft wäre. Ein Defekt, ein Diebstahl, ein Wasserschaden oder ein Schadprogramm reichen aus. Ein verlässlicher Rahmen für die Datensicherung ist die 3-2-1-Regel. Sie ist einfach zu merken und lässt sich mit wenig Aufwand umsetzen.
Was die 3-2-1-Regel bedeutet
Die Regel besteht aus drei Zahlen, die jeweils eine Anforderung beschreiben:
- 3 Kopien: Von wichtigen Daten existieren insgesamt drei Exemplare, das Original und zwei Sicherungen.
- 2 Medien: Die Kopien liegen auf mindestens zwei unterschiedlichen Speichertypen.
- 1 Kopie außer Haus: Mindestens eine Sicherung befindet sich an einem anderen Ort als die Originalgeräte.
Der Gedanke dahinter: Ein einzelner Fehler soll nie alle Kopien gleichzeitig zerstören. Fällt eine Festplatte aus, bleibt die zweite Sicherung. Brennt es in der Wohnung, existiert die Kopie an einem anderen Ort. Je unabhängiger die Sicherungen voneinander sind, desto geringer ist das Risiko eines Totalverlusts.
Die erste Zahl: Drei Kopien Ihrer Daten
Das Original auf dem Laptop oder Smartphone zählt als erste Kopie. Eine bloße Synchronisation allein genügt nicht als Backup. Wenn Sie eine Datei versehentlich löschen oder ein Schadprogramm sie verschlüsselt, wird diese Änderung bei vielen Synchronisationsdiensten auf alle verbundenen Geräte übertragen. Ein echtes Backup bewahrt dagegen frühere Stände auf.
Planen Sie daher zwei zusätzliche, getrennte Sicherungen ein. Das klingt nach viel, ist aber überschaubar: Eine Sicherung kann automatisch im Hintergrund laufen, die andere in Ruhe zum Jahresende. Wichtig ist, dass beide unabhängig voneinander funktionieren und nicht vom selben Konto oder Gerät abhängen.
Die zweite Zahl: Zwei verschiedene Speichermedien
Gleichartige Datenträger fallen oft aus ähnlichen Gründen aus, etwa durch Alterung, Stromschäden oder Herstellungsfehler. Deshalb sollten Sie Ihre Sicherungen auf unterschiedliche Medien verteilen. Gängige Kombinationen sind:
- interne Laptop-Festplatte plus externe SSD oder Festplatte
- externe Festplatte plus Netzwerkspeicher (NAS)
- externer Datenträger plus Cloud-Speicher
Ein USB-Stick ist als alleiniges Backup-Medium wenig geeignet. Er geht leicht verloren und ist für langfristige Aufbewahrung nicht besonders zuverlässig. Für ein Jahresend-Backup eignet sich eine externe Festplatte oder SSD mit ausreichend Kapazität. Rechnen Sie mindestens mit der Größe Ihrer Nutzerdaten, besser mit dem Doppelten, damit mehrere Versionsstände Platz finden.
Die dritte Zahl: Eine Kopie außer Haus
Die Auslagerung schützt vor Ereignissen, die den gesamten Wohn- oder Arbeitsort betreffen: Einbruch, Brand, Wasserschaden. Dafür gibt es zwei praktikable Wege.
Cloud-Backup
Ein Cloud-Dienst übernimmt die Auslagerung automatisch. Achten Sie auf den Serverstandort, auf Verschlüsselung und auf die Frage, ob der Dienst frühere Dateiversionen aufbewahrt. Sensible Unterlagen können Sie vor dem Hochladen zusätzlich in einem verschlüsselten Container ablegen. Schützen Sie das Konto unbedingt mit einem starken Passwort und einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Physische Auslagerung
Alternativ bringen Sie eine verschlüsselte externe Festplatte zu Verwandten, ins Büro oder in ein Bankschließfach. Der Nachteil: Sie müssen daran denken, die Platte regelmäßig auszutauschen. Hier hilft ein fester Termin, zum Beispiel der Jahreswechsel und ein weiterer Termin im Sommer.
Backup am Laptop: So gehen Sie vor
Moderne Betriebssysteme bringen eigene Werkzeuge mit. Unter Windows sind das der Dateiversionsverlauf und Sicherungsfunktionen für Systemabbilder, auf dem Mac Time Machine. Unter Linux gibt es Programme wie Timeshift oder Restic. Ein sinnvoller Ablauf sieht so aus:
- Verbinden Sie die externe Festplatte und richten Sie die automatische Sicherung ein.
- Verschlüsseln Sie das Backup-Laufwerk, damit Unbefugte bei Verlust nichts auslesen können.
- Aktivieren Sie zusätzlich ein Cloud-Backup für die wichtigsten Ordner, etwa Dokumente und Fotos.
- Starten Sie einmal manuell eine vollständige Sicherung und prüfen Sie, ob sie ohne Fehlermeldung abgeschlossen wird.
Ein Backup ist erst dann etwas wert, wenn sich die Daten daraus wiederherstellen lassen. Testen Sie deshalb stichprobenartig, ob sich einzelne Dateien öffnen und zurückkopieren lassen.
Backup am Smartphone: Oft unterschätzt
Smartphones enthalten häufig die persönlichsten Daten: Fotos, Kontakte, Nachrichten, Authentifizierungs-Apps. Sowohl iOS als auch Android bieten integrierte Cloud-Sicherungen an. Prüfen Sie, ob sie aktiv sind und wann das letzte Backup erfolgte. Das reicht allerdings nur für eine Kopie außer Haus.
Für die zweite Sicherung übertragen Sie Fotos und Videos per Kabel oder lokal im Netzwerk auf den Laptop und von dort auf die externe Festplatte. Messenger-Verläufe lassen sich in vielen Apps separat exportieren oder sichern. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Zwei-Faktor-Apps: Hinterlegen Sie Wiederherstellungscodes ausgedruckt an einem sicheren Ort, sonst sperren Sie sich bei einem Geräteverlust womöglich aus wichtigen Konten aus.
Was Sie unbedingt sichern sollten
Nicht jede Datei verdient den gleichen Aufwand. Priorisieren Sie nach Wiederbeschaffbarkeit: Programme lassen sich neu installieren, selbst erstellte Inhalte nicht. Dazu gehören private Fotos, Steuer- und Vertragsunterlagen, Passwort-Datenbanken, Notizen sowie berufliche Projektdaten.
Auch Online-Arbeit gehört dazu. Wer einen Blog betreibt und Texte, Bilder und Redaktionspläne pflegt, etwa mit einer Plattform wie chatcmm.com, die Blogartikel erstellt und direkt auf WordPress veröffentlicht, sollte sich nicht allein auf den Anbieter oder das Hosting verlassen. Eine eigene Kopie der Artikel, der Bilddateien und der Themenliste auf einem lokalen Datenträger gehört genauso ins Backup wie die WordPress-Datenbank selbst.
Checkliste für das Jahresend-Backup
- Alte Dateien ausmisten und Doppeltes löschen, bevor Sie sichern
- Vollständiges Backup von Laptop und Smartphone erstellen
- Mindestens zwei verschiedene Medien verwenden
- Eine Kopie extern oder in der Cloud ablegen
- Backup-Laufwerke verschlüsseln und beschriften
- Wiederherstellung an einigen Dateien testen
- Passwörter und Wiederherstellungscodes aktualisieren und sicher aufbewahren
- Termin für das nächste Backup im Kalender eintragen
Häufige Fehler vermeiden
Typische Stolpersteine sind ein Backup, das nur am selben Ort wie der Laptop liegt, eine dauerhaft angeschlossene Festplatte, die bei einem Schadprogramm mitverschlüsselt wird, und ausbleibende Wiederherstellungstests. Trennen Sie das Backup-Laufwerk nach der Sicherung daher vom Rechner, wenn Sie es nicht für automatische Sicherungen benötigen. Prüfen Sie außerdem, ob der Speicherplatz in der Cloud noch ausreicht, denn volle Kontingente führen oft zu stillen Fehlschlägen.
Fazit
Die 3-2-
